Durchführung der DS-GVO und des BDSG im
Heimat- und Kulturverein Bad Sassendorf e.V.
Ab dem 25.05.2018 gelten die Vorschriften nach der neuen
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Welche Daten müssen geschützt werden?
Der Datenschutz betrifft personenbezogene
Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. In unserem Verein betrifft das vor allem Mitglieder, daneben aber auch Spender und Workshop- oder
Veranstaltungsteilnehmer. Typischerweise erhoben werden Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Bankverbindung u.ä. All das sind personenbezogene Daten. Die Art der Erfassung (digital
oder auf Papier) spielt keine Rolle.
Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben,
Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.
Erlaubnis
In vielen Fällen müssen die Betroffenen die
Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese
vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden.
Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung
einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.
Mit dem Vertrag zur Teilnahme an unserem
Weihnachtsdorf ist die rechtliche Grundlage geschaffen, die persönlichen Daten der Aussteller an die Gemeindeverwaltung Bad Sassendorf im Rahmen der Genehmigungen weiterzuleiten.
Zuständigkeit
Zuständig für den zum Schutz personenbezogener
Daten ist der Vorstand.
Die Mitglieder des Vorstandes sind auf der
Internetseite benannt.
Ein Datenschutzbeauftragter muss im Heimat- und
Kulturverein Bad Sassendorf e.V. nicht benannt werden.
Die Personen, die mit der Datenverarbeitung
befasst sind, sind auf das Datengeheimnis verpflichtet worden.
Umgang mit Daten
Der Verein nutzt die von ihm gesammelten Daten
nur im Rahmen des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift. Die Datenschutzbestimmungen werden nicht per Satzung eingeschränkt.
Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln
personenbezogener Daten oder ihre Nutzung wird nur durchgeführt, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift und Bankdaten der
Mitglieder.
Bei Neueintritt wird eine schriftliche
Einzugsermächtigung vom Mitglied ausgefüllt und unterschrieben.
Übermittlung von Daten
Persönliche Daten der
Mitglieder, Spender, Teilnehmer von Veranstaltungen – Workshops usw. werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern keine konkrete schriftliche Einwilligung hierzu dem Verein vorliegt. Die Daten
werden nur dem Vereinszweck entsprechend innerhalb des Vereines genutzt.
Die Betreiberliste
für den Weihnachtsmarkt Bad Sassendorf wird aus gesetzlichen Bestimmungen zur Genehmigung des Marktes an die Gemeindeverwaltung Bad Sassendorf weitergegeben. Dies ist den Marktbeschickern
bekannt.
Widerspruchs- und
Auskunftsrecht
Grundsätzlich darf der Verein keine
personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn er nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene
Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen. Es können aber in diesem Fall andere Erlaubnistatbestände vorliegen.
Zentraler Punkt des Datenschutzes ist zudem das
Recht des Betroffenen auf Auskunft. Er muss darüber informiert werden, in welchem Umfang Daten von ihm gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig
ausgestaltet. Danach hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob (= 1. Stufe) überhaupt Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall,
hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten (= 2. Stufe).
Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche
Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf
Berichtigung (beispielsweise Namensänderung).
Die Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein
Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):
Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke,
für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Alle Widersprüche oder Auskunftsanfragen können
bei beim Vorstand eingereicht werden und werden dann schnellstmöglich vom Vorstand bearbeitet.
Datenübertragbarkeit
Neu ist in der DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die
betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht
auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein übermittelt werden.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein
Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für kleinere Vereine, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO). Es muss
folgende Punkte umfassen:
Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Heimat- und kulturverein Bad Sassendorf e.V.,
Lohweg 28, 59505 Bad Sassendorf
Ansprechpartner:
Kommissarische Vorstandsvorsitzende und stellv.
Vorsitzende Angelika Cosmann, Lohweg 28, 59505 Bad Sassendorf, Tel:02921-51660
sowie
Kassierer Michael Gruhn, auf‘m alten Garten 24,
59505 Bad Sassendorf, Tel: 02921-53016
Verarbeitungstätigkeiten:
Mitgliederverwaltung;
Erstellen von Spendenbescheinigungen,
Teilnehmerlisten für Workshops der
Künstlerwerkstatt
Verwaltung der
Marktbeschicker und Organisation des Weihnachtsmarktes und dessen Genehmigungsverfahren bei der kommunalen Behörde.
Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der Kategorien
personenbezogener Daten:
Mitglieder, Namen, Adresse, Telefonnummer, Bankverbindungen
Spender, Namen, Adresse
Workshopteilnehmer usw. Namen, Adresse,
Telefonnummer
Marktbeschicker, Namen, Adresse, Telefonnummern,
Sortiment
Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die
personenbezogenen Daten offengelegt werden,
Die Daten: Namen,
Adresse, Sortiment der Marktbeschicker werden an die Genehmigungsbehörde Bad Sassendorf weitergegeben.
Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen
Datenkategorien,
Die Mitgliedsdaten werden nach eingegangener Austrittserklärung bei dem zuständigen Vorstandmitglied innerhalb der nächsten Wochen aus dem Verzeichnis gelöscht
Spendenquittungen und
Verzeichnisse müssen 10 Jahre aufgehoben werden und können erst danach gelöscht bzw. vernichtet werden
Workshopteilnehmerlisten
werden nur während des jeweiligen Workshops geführt und dann werden die Listen kurzfristig gelöscht oder vernichtet
Die Listen der
Marktbeschicker werden jedes Jahr aktualisiert und nur die aktuellen Verträge berücksichtigt.
Auftragsverarbeitung
Mit externen Dienstleistern, die Daten von
Mitgliedern usw. erhalten oder weiterver- oder bearbeiten, arbeitet der Heimat- und Kulturverein Bad
Sassendorf e.V. nicht zusammen.
Wir versuchen, so wenig Daten wie
möglich zu erheben, zu speichern und zu bearbeiten und deren Sicherheit bestmöglich und gesetzeskonform zu gewährleisten.
